Los libros contables son utilizados por las empresas y autónomos para llevar una contabilidad de todos los ingresos y gastos de un periodo base determinado. Estos libros ofrecen una información completa de todas las operaciones que se llevan a cabo en una empresa o negocio durante el tiempo que se analiza.
Los libros de contabilidad pueden ser obligatorios (Libro Diario y Libro de Inventario y Cuentas) o voluntarios (Libro Mayor, Libro de Caja, Libro de entradas y salidas, Libro de Banco, etc).
Libros contables de carácter obligatorio
Los libros contables de carácter obligatorio se deben presentar de forma periódica, por ejemplo, el Libro de Inventarios y Cuentas anuales se debe presenta obligatoriamente de forma anual. Este libro presenta un balance inicial que detalla los movimientos económicos de la empresa (ingresos, gastos en inversión, gastos en producción, etc). Estos movimientos se detallan también de forma trimestral en forma de saldo de balance de comprobación. El Libro de Inventarios y Cuentas anuales ofrece información valiosa del inventario de cierre del ejercicio.
El segundo libro contable obligatorio es el Libro Diario, el cual registra día a día todas las operaciones que se llevan a cabo en la empresa. En su defecto, se puede anotar un compendio de todas las operaciones de forma trimestral aunque para ello es obligatorio que estas operaciones se detallen en otro libro o registro contable.
¿Cómo se legaliza un libro contable de carácter obligatorio?
Los libros contables se deben legalizar obligatoriamente en el Registro Mercantil. Para determinar si un libro ha sido legalizado se debe comprobar que en el primer folio del documento se incluya la finalidad del libro y un sello del Registro Mercantil. Este sello del Registro es esencial para garantizar que el documento no ha sufrido modificaciones posteriores a su presentación.
Hasta hace unos años era necesario realizar manualmente estos libros, ahora se pueden hacer de forma digital y entregarlo en el Registro Mercantil para que les impriman el sello. Según la ley 14/2013 los registros contables de carácter obligatorio se pueden entregar telemáticamente desde julio de 2017 en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Estos libros contables se entregarán a través del portal digital del Suministro Inmediato de Información del IVA.

¿Quién debe entregar obligatoriamente un libro contable?
El Código de Comercio establece que todas las personas jurídicas (constituidas como sociedades mercantiles) y empresas están obligadas a entregar el Libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Libro Diario. En el caso de los autónomos, no es necesario que entreguen los libros contables si se encuentran en régimen de módulos (tributo en base de los ingresos) o de estimación directa simplificada (los ingresos no superan 600.000 euros en el año previo).
¿Cuánto tiempo se deben conservar los libros contables?
Las empresas y autónomos deben conservar los libros contables ordenados cronológicamente durante el plazo de seis años. En el caso de que los libros se hayan realizado de forma digital, es necesario hacer una copia de seguridad que garantice que no se van a borrar en caso de cualquier problema.